Comment répondre à un appel d’offres public de manière efficace ?

Accueil Le blog Vecteur Plus Comment répondre à un appel d’offres public de manière efficace ?

Cependant, ce processus peut être complexe et compétitif, nécessitant une préparation minutieuse et une approche stratégique. Préparez vous pour maximiser vos chances de succès : comprenez les critères de l’acheteur, préparer votre dossier de candidature, mettez en avant les atouts de votre offre et entretenez le lien avec l’acheteur public !

Comprendre les exigences de l’appel d’offres

Analysez attentivement les documents administratifs que vous trouverez dans l’avis de publication du marché : cahier des charges, spécifications techniques, critères d’évaluation et toutes autres pièces pertinentes fournis par l’acheteur public. À noter que la plupart des documents sont répertoriés dans le DCE, élément majeur d’un appel d’offres. Identifiez dans ces documents le besoin, les étapes clés et les dates importantes, le prix, mais aussi le délai limite de réception des candidatures.

Durant cette phase de consultation, nous vous conseillons de vous poser les questions suivantes :

  • Qui sont les acheteurs publics qui lancent la consultation ?
  • Quels sont leurs besoins et exigences ?
  • Est-ce que cela concerne mon secteur d’activité ?
  • Quels sont les points complexes du dossier ?
  • Quel type de procédure est utilisé ?
  • Quels sont les documents de candidatures à transmettre à l’acheteur ?

Et surtout, n’oubliez pas de vous demander si votre entreprise à la légitimité deAvez-vous les moyens humains, les compétences techniques ou encore la trésorerie nécessaire pour vous lancer ? Une fois que vous avez bien répondu à ces questions et que vous avez une compréhension claire des exigences, élaborez votre stratégie interne pour concevoir votre dossier de candidature.

Préparer sa stratégie de réponse à l’appel d’offres

Rédiger sa candidature nécessite souvent la collaboration de différentes équipes au sein de votre entreprise. Assurez-vous de mobiliser les collaborateurs qui pourront apporter une réelle connaissance et plus-value dans (experts, responsables commerciaux et marketing, financier ou encore responsable des achats). Définissez les rôles et responsabilités de chacun de vos collaborateurs. Et, établissez un calendrier clair pour chaque étape afin de . La bonne gestion de votre temps est indispensable : tout retard peut entraîner le rejet de votre offre, même si celle-ci est excellente !

Vous avez besoin d’aide pour rédiger votre mémoire technique ? Consultez notre livre blanc « rédiger un mémoire technique gagnant ! »

Vérifiez aussi que vous avez les outils et les connaissances nécessaires pour . Par exemple, depuis la l’utilisation de la signature électronique est obligatoire pour signer votre contrat avec l’acheteur public. Prenez garde à avoir un certificat de signature électronique à jour ! De même, vous devez connaître le fonctionnement de la plateforme de profil acheteur pour le dépôt de votre offre.

Depuis 2018, la dématérialisation est obligatoire pour tous les marchés publics d’une valeur > 40 000€ HT.
Chaque soumissionnaire doit donc se connecter sur la plateforme sécurisée de l’acheteur, pour y déposer son dossier de candidature sous la forme d’un fichier ZIP.
Mais que trouve-t-on sur cette plateforme de dématérialisation  ?

  • DCE (dossier de consultation des entreprise)
    Vous souhaitez en découvrir plus sur ce document et surtout savoir comment le décrypter ?

Ensuite vous pourrez remplir et envoyer tous les documents donc l’acheteur public a besoin :

  • DUME – Le document unique de Marché Européen, standardisé dans l’UE pour simplifier les candidatures
  • DC1 – La lettre de candidature qui formalise la candidature d’une entreprise seule ou en groupement
  • DC2 – La déclaration du candidat permettant à l’acheteur public d’évaluer la capacité financière, technique et professionnel du soumissionnaire
  • DC4 (en cas de sous-traitance) – Permet de déclarer un sous-traitant pour une partie du marché
  • Mémoire technique – Il décrit la méthodologie et les moyens mis en œuvre pour exécuter le marché public
  • Bordereau de prix (BPU) / Détail quantitatif Estimatif (DQE) – Il détaille les prix unitaires des prestations ou fournitures proposées par les candidats
  • Acte d’engagement (AE) – Le candidat s’y engage formellement a respecter les conditions du marché public s’il est retenu
  • Vos références et attestations obligatoires (URSSAF, impôts, etc.)
image d'un extrait de DCE (dossier de consultation aux entreprises) cliquable pour télécharger notre livre blanc "décryptage du DCE"

Une fois votre dossier déposé, vous recevrez obligatoirement un accusé de réception électronique.
Si vous ne recevez rien, n’hésitez pas à vous rapprocher du donneur d’ordres pour vous assurer qu’il a bien tous vos éléments.

N’oubliez pas d’adapter votre réponse en fonction des spécificités des els d’offres auxquels vous allez candidater.

Proposer une offre personnalisée et convaincante

La clé pour que votre candidature se démarque des autres soumissionnaires est de créer une offre différenciante. Nous vous conseillons d’éviter les réponses génériques afin de ne pas être un simple dossier parmi tant d’autres. Oubliez les copier-coller d’anciens dossiers de candidature et surtout utilisez ChatGPT avec parcimonie !

Identifiez les points forts et les faiblesses de votre entreprise par rapport à la concurrence. Ainsi, démontrez de manière claire et concise dans votre offre, votre valeur ajoutée. Mettez en avant :

  • Vos compétences
  • Votre expertise
  • Vos références

Ces dernières vont rassurer l’acheteur public sur votre capacité à prendre en charge son besoin. De plus, cela démontre que vous avez bien compris son besoin et que vous avez pleinement les capacités pour y répondre.

Enfin, dans la continuité de la personnalisation de votre dossier de candidature, l’intégration de critères RSE peut devenir un réel atout. N’hésitez pas à démontrer votre engagement RSE au sein de votre entreprise. Produits et process responsables, qualifications ou labels reconnus, considération pour la qualité de vie de vos collaborateurs, etc. Une démarche qui peut compter dans la notation finale de votre dossier !

Soigner la présentation de votre dossier

Bien que les marchés publics soient très cadrés dans leur procédure et réglementation, il reste tout de même important de soigner votre offre. En effet, la présentation de votre dossier est tout aussi importante que son contenu. N’oubliez pas que l’acheteur public va recevoir de nombreuses candidatures. Facilitez-lui la tâche avec un dossier clair et concis. Utilisez une mise en page bien structurée, des graphiques, des tableaux ou encore des schémas que vous pourrez mettre dans les annexes du mémoire technique pour rendre votre proposition la plus attrayante possible.

Attention : veillez également à corriger les fautes d’orthographe et de grammaire pour donner une impression de professionnalisme. Sachez qu’une abondance de fautes peut nuire à votre candidature ! Relisez attentivement votre dossier avant le dépôt de votre offre. Vous pouvez également faire relire votre dossier par une tierce personne pour avoir des avis objectifs sur votre candidature.

Suivre votre réponse après sa soumission

Une fois votre offre déposée sur la plateforme, ne vous contentez pas d’attendre passivement. Suivez activement le processus en restant en contact avec l’acheteur public et en restant disponible si celui-ci à des demandes. Cette démarche démontre votre engagement envers le projet et peut renforcer votre crédibilité auprès de l’acheteur public.

Dans le casnotamment, il est possible que vous soyez appelé à venir défendre votre projet lors d’une soutenance devant les acheteurs publics. Toutes les entreprises retenues à laseront invitées à l’étape de la soutenance. L’objectif pour l’acheteur est d’avoir des précisions sur l’offre afin de faire un choix éclairé entre les différents soumissionnaires.

En suivant ces étapes essentielles, vous pouvez maximiser vos chances de remporter le contrat et faire croître votre entreprise !

Allez plus loin avec Vecteur Plus

nécessite du travail et de la rigueur. C’est pourquoi chez Vecteur Plus nous souhaitons vous accompagner au mieux. Depuis 30 ans, nous aidons les entreprises dans lagrâce à l’analyse de plus de 400 références dans la presse et sur le web. Ces marchés publics vous sont ensuite partagés en fonction de vos besoins, votre secteur d’activité ou encore votre zone géographique. Découvrez aussi nos formations et notre bibliothèque de ressources pour vou

Vous voulez aller plus loin dans la compréhension des appels d’offres ? Téléchargez gratuitement notre mode d’emploi des marchés publics !

Image d'illustration de la couverture du livre blanc "marchés publics : mode d'emploi édition 2024"

Vous serez également intéressé

Image d'une alerte mail arrivant sur un ordinateur avec de nouvelles opportunités commerciale

Vous avez envie d’être informé lors de la publication de nouvelles ressources ?

Vecteur Plus vous propose de nouvelles ressources régulièrement et produit une newsletter mensuelle qui regroupe l’ensemble des nouveaux sujets abordés.