Guide complet : comment répondre à un appel d’offres public de manière efficace

Les marchés publics représentent de belles opportunités pour les entreprises de remporter des contrats avec des organismes publics. Cependant, ce processus peut être complexe et compétitif, nécessitant une préparation minutieuse et une approche stratégique. Préparez vous pour maximiser vos chances de succès !

Dans cet article, nous allons examiner les étapes essentielles pour répondre à un appel d’offres de manière efficace.

Comprendre les exigences de l’appel d’offres

La première étape pour répondre à un appel d’offres public est de comprendre parfaitement les exigences du dossier.

Analysez attentivement les documents fournis, y compris le cahier des charges, les spécifications techniques, les critères d’évaluation, et tout autre document pertinent. À noter que la plupart des documents sont répertoriés dans le DCE, élément majeur d’un appel d’offres.

Identifiez les besoins du client, les délais, les exigences en matière de conformité, ainsi que les attentes en termes de qualité et de performance.

Durant cette phase, nous vous conseillons de vous poser des questions relatives à l’appel d’offres telles que :

• Qui lance la consultation et quels sont ses besoins ?
• Est-ce que le marché est alloti ?
• Quels sont les points complexes de ce dossier ?
• Quel type de procédure est utilisé ?
• Quels sont les documents de candidatures à transmettre ?
• Quels sont les délais des travaux ?
• Est-ce que j’ai les ressources suffisantes pour y répondre ? Ou dois-je faire de la co-traitance avec un groupement momentané d’entreprises (GME) ?

Préparer une stratégie de réponse à l’appel d’offres

La préparation de votre réponse pour un appel d’offres nécessite souvent la collaboration de différentes équipes au sein de votre entreprise.

Assurez vous de mobiliser les collaborateurs qui pourront apporter une réelle connaissance et plus-value dans la rédaction de votre dossier (experts techniques, responsables commerciaux et marketing, financier ou encore responsable des achats).

Une fois que vous avez une compréhension claire des exigences, élaborez une stratégie en interne pour répondre à l’appel d’offres. Définissez les rôles et responsabilités de chacun de vos collaborateurs. Et, établissez un calendrier clair pour chaque étape afin de respecter les délais.

Vous n’avez pas toutes les compétences pour candidater aux marchés publics ? Vous souhaitez développer vos connaissances ou former vos équipes à la commande publique ? Vecteur Plus propose des formations en lien avec son partenaire, Le Moniteur, pour vous accompagner dans la réponse aux appels d’offres.

Créer une proposition personnalisée et convaincante

La clé pour réussir dans le processus d’appel d’offres public est de créer une proposition convaincante et différente des concurrents. Nous vous conseillons d’éviter les réponses génériques afin de ne pas être une simple candidature parmi tant d’autres. On oublie les copier-coller d’anciens dossiers et surtout, on utilise ChatGPT avec parcimonie.

En amont, identifiez les points forts et les faiblesses de votre entreprise par rapport à la concurrence. Ainsi, démontrez de manière claire et concise dans la proposition, la valeur ajoutée que votre entreprise peut apporter.

Mettez en avant vos compétences, votre expertise et vos références pertinentes. Le fait d’apporter vos références va rassurer l’acheteur public sur votre capacité à prendre en charge son besoin. De plus, cela prouve votre compréhension du projet et votre capacité à y répondre de manière efficace.

Enfin, dans la continuité de la personnalisation, la RSE dans les appels d’offres publics devient de plus en plus importante. N’hésitez pas à montrer votre démarche RSE au sein de votre entreprise :

• Produits ou process responsables
• Qualifications ou labels reconnus
• Considération pour la qualité de vie de vos collaborateurs
• Etc

Souvent méconnue dans les appels d’offres publics, la RSE est dorénavant un avantage concurrentiel non négligeable dans le dossier. Et cela peut compter dans la note finale de votre dossier.

Soigner la présentation d’une réponse à un appel d’offres

Bien que les marchés publics soient formalisés dans les procédures, il reste tout de même important de soigner la présentation.

En effet, la présentation de votre proposition est tout aussi importante que son contenu. Assurez vous qu’elle est claire, concise et professionnelle.

Utilisez une mise en page bien structurée, des graphiques, des tableaux et des illustrations pour rendre votre proposition plus attrayante et facile à comprendre.

Veillez également à corriger les fautes d’orthographe et de grammaire pour donner une impression de professionnalisme. Une abondance de fautes peut nuire à votre dossier.

Respecter les délais

Il est impératif de respecter les délais fixés par le client pour soumettre votre proposition. Tout retard peut entraîner le rejet de votre offre, même si elle est excellente.

 Planifiez à l’avance et allouez suffisamment de temps pour chaque étape du processus de réponse à l’appel d’offres. D’où l’importance de préparer un calendrier détaillé pour chaque étape du processus.

Réviser votre réponse à l’appel d’offres avant la soumission

Avant de soumettre votre proposition, assurez-vous de la relire attentivement pour détecter les éventuelles erreurs ou omissions.

Il est également utile de faire relire votre proposition par une tierce personne pour obtenir des commentaires objectifs. Enfin, soyez prêt à apporter des améliorations et des ajustements en fonction des commentaires reçus.

Suivre votre réponse après sa soumission

Une fois votre proposition soumise, ne vous contentez pas d’attendre passivement. Suivez activement le processus en restant en contact avec le client, en répondant à toutes les questions ou préoccupations qu’il pourrait avoir, et en fournissant des informations supplémentaires au besoin.

Cette démarche démontre votre engagement envers le projet et peut renforcer votre crédibilité auprès du client.

À noter qu’il est possible de devoir expliquer votre réponse au marché public par une soutenance devant les acheteurs public. La soutenance a pour objectif pour le pouvoir adjudicateur d’avoir des précisions sur l’offre afin de faire un choix éclairé.

Conclusion

En conclusion, répondre à un appel d’offres public avec succès nécessite une planification minutieuse, une compréhension approfondie des exigences du client, une proposition convaincante et un suivi diligent. En suivant ces étapes essentielles, vous pouvez maximiser vos chances de remporter le contrat et de faire croître votre entreprise.

N’oubliez pas d’adapter votre stratégie en fonction des spécificités de chaque appel d’offres et de rester vigilant tout au long du processus.

Vecteur Plus est présent depuis 30 ans sur les marchés publics et nous savons que la réponse à un appel d’offres et son obtention n’est pas magique. La rigueur et la constance sont les mots d’ordre.

C’est pourquoi, nous souhaitons vous accompagner au mieux dans ce processus avec davantage de conseils sur la manière de candidater. Dans ce guide constitué en 6 étapes clés, Vecteur Plus vous prête main-forte pour réussir à remporter des marchés publics.