Dématérialisation : profils acheteurs, signature électronique, poste de travail…

Ce qui change à partir du 1er Octobre 2018 pour tous les marchés publics de plus de 25 000 €

Ce qui change : la procédure de passation des marchés publics sera complètement dématérialisée. Les acheteurs devront mettre à disposition gratuitement sur leur profil acheteur l’ensemble des documents de la consultation.

Conseil n° 1: Entraînez-vous !

Simulez des déposes sur différents profils acheteurs, chaque plateforme ayant ses propres modalités de réponse en ligne. Les profils acheteurs proposent des espaces « bac à sable » qui permettent de répondre de façon factice à une consultation. Attention : Respectez l’ensemble des prérequis dans le règlement de consultation, sous peine de voir votre offre rejetée.

Conseil n° 2 : Configurez votre poste de travail utilisateur

Les profils acheteurs publient les prérequis techniques afin d’utiliser leur plateforme et déposer des offres : il peut vous être demandé une puissance minimale de processeur, une RAM minimale, un espace disque dur suffisant etc… Assurez-vous que vous disposez d’un logiciel antivirus, d’un compte de messagerie valide, d’un système d’exploitation et d’un navigateur internet compatibles avec le profil acheteur et que vous n’avez pas de proxy bloquant vous empêchant d’accéder au serveur de celui-ci. Pensez à dupliquer les postes de travail configurés dans le cas d’une panne de l’un d’eux. Ce qui change : toutes les communications et les échanges d’informations entre les entreprises et les acheteurs devront s’effectuer par des moyens électroniques. La réponse électronique aux marchés publics deviendra une obligation pour les entreprises.

Conseil n°3 : Anticipez la dépose

Vérifiez la taille des fichiers à envoyer et le débit de votre connexion internet afin d’anticiper au mieux le temps requis pour l’envoi de votre offre. Attention, ce sont la date et l’heure de réception des documents de la réponse sur le profil acheteur qui font foi et non celles de l’envoi de l’offre. Préférez donc envoyer votre offre la veille de la date limite ! Ce qui change : l’usage de la signature électronique sera fortement recommandé sans être obligatoire et ne sera nécessaire que pour l’attributaire du marché, sauf demande contraire de l’acheteur.

Conseil n°4 : Procurez-vous un certificat de signature électronique (CSE)

Vérifiez au préalable que votre entreprise ne dispose pas déjà de certificats qui seraient utilisables dans les marchés publics : les certificats sont souvent utilisables pour différents usages (exemple : déclaration TVA…). Le prix d’achat d’un certificat varie de 80 à 300€HT. Il est délivré pour une durée de 1 à 3 ans et peut être utilisé autant de fois que nécessaire pendant cette période. Attention : Si le titulaire du certificat quitte l’entreprise, il vous faudra révoquer ce certificat et vous en procurer un autre. Ce qui change : Deux mois après la notification du marché public à l’attributaire, l’acheteur devra publier les données essentielles du marché sur son profil acheteur. Cela concerne les données liées à la passation du marché, à son attribution ainsi que toutes celles associées aux modifications ultérieures du marché sauf celles liées à l’application d’une clause de variation de prix.

Conseil n°5 :

Répondez mieux en anticipant vos marchés et en captant les données essentielles des marchés que vous souhaitez gagner ! Suivez leurs évolutions, en veillant les modifications durant la phase d’exécution. Soyez dans les premiers à bénéficier des analyses de professionnels de la data science et des nouvelles informations mises à disposition par les acheteurs. Le volume d’informations et la précision vous permettent d’avoir une meilleure connaissance de votre marché et des principaux acteurs.

D’une manière plus générale, préparez la transformation numérique de votre entreprise

Sensibilisez et formez vos équipes en charge de la réponse aux appels d’offres à l’utilisation des différents outils numériques. Organisez un espace de stockage informatique clair et intuitif où conserver les documents de la consultation et de la réponse. Indiquez dans votre réponse au marché une adresse e-mail de contact générique partagée par plusieurs personnes dans l’entreprise : les acheteurs ne communiqueront plus que par voie électronique : ne ratez aucun un e-mail important ! Pour en savoir plus sur les marchés publics, c’est ici.